Geen twee organisatie zijn hetzelfde. Hoewel de buitenwereld veel overeenkomsten ziet, zijn er altijd wel subtiele verschillen in bedrijfscultuur, demografische opbouw, historie en marktaanpak.
Wij zijn bij een aantal fusies, splitsingen en een beursgang geconfronteerd met het effect van de organisatieverandering op slechts een deel van de ICT, namelijk het Identity & Access Management (IAM). En dat was al vrij complex. Persoonlijke emoties, gevechten om “koninkrijkjes” en posities laten we even buiten beschouwing!
Wat zien we vooral?
Vanuit formele hoek valt ons als eerste op:
- Instroom–Doorstroom–Uitstroom processen van twee fuserende organisatie zijn verschillend;
- Er worden andere titels voor functies gevoerd;
- Loonstructuren of salarishuizen zijn verschillend;
- Bedrijfsculturen zijn anders;
- Regie–organisatie of eigen infrastructuur;
- Rechten tot omgevingen en applicaties zijn anders verdeeld;
- De LDAPs zijn volgens een andere structuur ingericht;
- Rollen en groepen zijn op basis van een andere gedachtegang of uitgangspunt ingericht;
- Verschillende applicaties worden gebruikt voor (min of meer) hetzelfde bedrijfsproces;
- Er is vaak meervoudigheid van dienstverbanden. Eén persoon die bij twee verschillende organisatie onderdelen werkt, één persoon die meerdere functies invult, of bijvoorbeeld meerdere personen die één FTE functie invullen.
In de overheid en in de gezondheidszorg komen we vaak dergelijke complicaties/uitdagingen tegen. Het zijn typisch omgevingen waar veel wordt ‘gesleurd’ met departementen en organisatie (–onderdelen), bijvoorbeeld na verkiezingen.
Besloten moet worden wat te doen met de rechten–set van meervoudige dienstverbanden: erven deze bij een fusie beide sets rechten? Als er een overlapperiode is: hoe lang mag deze, op gecontroleerde wijze, dan duren? Is er tijdens de overlapperiode een risico op overtreding op ‘segregation of duties’, en wat we doen we dan? Wat te doen als een persoon in beide fuserende organisaties in deeltijd werkt, maar dan in afwijkende posities? Dit laatste lijkt uitzonderlijk maar komt in meer dan de helft van de door ons begeleidde fusies en splitsingen voor.
De belanghebbenden, eigenaars en/of aandeelhouders verwachten wel dat de fusie of splitsing snel en efficiënt geregeld wordt.
Wat kan IAM daarin betekenen?
In de goed ingerichte IAM is veel informatie opgeslagen over personen/identiteiten, groepen, rollen, regels en organisatiestructuren. Een belangrijke set van basisinformatie en noodzakelijk bij het gecontroleerd samenvoegen of splitsen van organisaties.
In onze ervaring is het niet mogelijk om de hiervoor genoemde complicaties op te lossen binnen een aantal maanden en soms zelfs jaren. Een transparant, beheersbaar en controleerbaar transitieproces is wél mogelijk met de juiste middelen.
Wij maken gebruik van IAM tooling die verschillende formele, contextuele en informele organisatiestructuren herkent. Hierover kan worden gerapporteerd zodat controle gewaarborgd is en zelfs notificaties bij eventuele overtredingen kunnen worden verstuurd.
Gefuseerde of juist op te delen organisaties maken tijdens de transitieperiode gebruik van tijdelijke processen. Deze processen moeten voor alle betrokken organisaties en/of organisatie onderdelen beheersbaar en controleerbaar (auditeerbaar) zijn.
De organisatie(s) blijven dan in control terwijl ze samenkomen of juist van elkaar scheiden.
Mohammed Omar
Senior IAM Consultant