apr 01, 2021

IAM ALS GEREEDSCHAP BIJ FUSIES, SPLITSINGEN OF BEURSGANG

  • IAM
  • Identity Management
  • Overheid
  • Project
  • Trusted-ID

Geen twee organisatie zijn hetzelfde. Hoewel de buitenwereld veel overeenkomsten ziet, zijn er altijd wel subtiele verschillen in bedrijfscultuur, demografische opbouw, historie en marktaanpak. 

Wij zijn bij¬†een aantal fusies, splitsingen¬†en¬†een¬†beursgang¬†geconfronteerd met¬†het effect¬†van de organisatieverandering¬†op¬†slechts¬†een¬†deel van de ICT, namelijk¬†het Identity & Access Management¬†(IAM).¬†En dat was al vrij complex.¬†Persoonlijke emoties,¬†gevechten om ‚Äúkoninkrijkjes‚ÄĚ en¬†posities¬†laten we even buiten beschouwing!¬†

Wat zien we vooral? 

Vanuit formele hoek valt ons als eerste op:  

  • Instroom‚ÄďDoorstroom‚ÄďUitstroom¬†processen¬†van¬†twee¬†fuserende organisatie zijn¬†verschillend;¬†
  • Er worden andere titels¬†voor functies¬†gevoerd;¬†
  • Loonstructuren¬†of salarishuizen¬†zijn verschillend;¬†
  • Bedrijfsculturen zijn anders;¬†
  • Regie‚Äďorganisatie of eigen infrastructuur;¬†
  • Rechten¬†tot omgevingen en applicaties¬†zijn anders verdeeld;¬†
  • De LDAPs¬†zijn volgens¬†een andere structuur ingericht;¬†
  • Rollen en groepen zijn op basis van een andere gedachtegang¬†of uitgangspunt¬†ingericht;¬†
  • Verschillende applicaties worden gebruikt voor (min of meer) hetzelfde¬†bedrijfsproces;¬†
  • Er¬†is¬†vaak¬†meervoudigheid van dienstverbanden. E√©n persoon¬†die bij¬†twee¬†verschillende¬†organisatie¬†onderdelen¬†werkt, √©√©n persoon die¬†meerdere functies invult,¬†of bijvoorbeeld¬†meerdere personen die √©√©n¬†FTE functie invullen.¬†¬†

In¬†de¬†overheid en¬†in¬†de¬†gezondheidszorg¬†komen we vaak¬†dergelijke complicaties/uitdagingen¬†tegen.¬†Het zijn typisch omgevingen waar veel wordt ‚Äėgesleurd‚Äô met departementen en organisatie¬†(‚Äďonderdelen),¬†bijvoorbeeld¬†na verkiezingen.¬†

Besloten moet worden wat¬†te doen¬†met¬†de¬†rechten‚Äďset van¬†meervoudige dienstverbanden:¬†erven¬†deze bij een fusie beide sets¬†rechten?¬†Als¬†er een overlapperiode is:¬†hoe lang¬†mag deze,¬†op¬†gecontroleerde wijze, dan duren?¬†Is er¬†tijdens de overlapperiode¬†een¬†risico¬†op¬†overtreding op¬†‚Äėsegregation¬†of¬†duties‚Äô, en wat we doen we dan?¬†Wat¬†te doen¬†als¬†een persoon in beide fuserende organisaties in deeltijd werkt, maar dan in afwijkende posities?¬†Dit laatste lijkt uitzonderlijk maar komt¬†in meer dan de helft van de door ons¬†begeleidde fusies en splitsingen voor.¬†¬†¬†

De¬†belanghebbenden,¬†eigenaars en/of aandeelhouders verwachten wel dat de fusie of splitsing¬†snel¬†en effici√ęnt¬†geregeld¬†wordt.¬†

Wat kan IAM daarin betekenen?  

In de goed ingerichte IAM is veel informatie opgeslagen over personen/identiteiten, groepen, rollen, regels en organisatiestructuren. Een belangrijke set van basisinformatie en noodzakelijk bij het gecontroleerd samenvoegen of splitsen van organisaties. 

In onze ervaring is het niet mogelijk om de hiervoor genoemde complicaties op te lossen binnen een aantal maanden en soms zelfs jaren. Een transparant, beheersbaar en controleerbaar transitieproces is wél mogelijk met de juiste middelen. 

Wij maken gebruik van IAM tooling die verschillende formele, contextuele en informele organisatiestructuren herkent. Hierover kan worden gerapporteerd zodat controle gewaarborgd is en zelfs notificaties bij eventuele overtredingen kunnen worden verstuurd. 

Gefuseerde of juist op te delen organisaties maken tijdens de transitieperiode gebruik van tijdelijke processen. Deze processen moeten voor alle betrokken organisaties en/of organisatie onderdelen beheersbaar en controleerbaar (auditeerbaar) zijn.  

De organisatie(s) blijven dan in control terwijl ze samenkomen of juist van elkaar scheiden. 

Mohammed Omar
Senior IAM Consultant